ارسال و دریافت فکس :
در سازمان های بزرگ تعداد زیادی دستگاه فکس ، جهت دریافت و ارسال فکس در کل مجموعه مورد استفاده قرار می گیرد ، این دستگاه ها سالانه دارای هزینه تعمیر و نگهداری و هزینه لوازم مصرفی مانند کاغذ ، پودر و غیره می باشند . همچنین پس از دریافت فکس جهت ورود به سامانه اتوماسیون فکسها باید به صورت دستی توسط اپراتور انسانی اسکن شده و در سامانه اتوماسیون ثبت شوند .با توجه به اینکه فکسها به صورت کاغذی می باشند ، نگهداری و آرشیو و یا امحاء آنها زمانبر و نیازمند کاردستی می باشد.
مفقودی کاغذ فیزیکی فکس ، ناخوانا بودن فکس در برخی موارد و همچنین درگیری نیروی انسانی در ارسال فکس و پیگیری آن از دیگر مشکلات مربوط به دستگاه های فیزیکی فکس می باشند. اما فکس سرور تحت ویپ تمامی این مشکلات را مرتفع می کند.
فکس سرور تحت ویپ :
موارد ذکر شده برخی از مشکلات استفاده از دستگاه های فکس می باشند. فکس سرور تحت ویپ یک راهکار مدرن برای ارسال و دریافت فکس است که بر پایه فناوری تلفنی تحت ویپ (VoIP) عمل می‌کند. در این راهکار، فکسها به صورت دیجیتال از طریق شبکه اینترنت ارسال و دریافت می‌شوند، بدون نیاز به دستگاه فکس سنتی. در سامانه جدید از تکنولوژی بروز استفاده شده است که امکانات جدیدی به استفاده کنندگان ارائه می نماید و موجب تسریع و تسهیل در فرآیندهای ارسال و دریافت فکس می گردد. سامان ویپ این قابلیت کاربردی را در اختیار شما قرار می دهد.
مزایای سامانه فکس سرور مرکزی (تحت ویپ) :
- 1. حذف دستگاه های فکس فیزیکی موجود در مجموعه (حدود 500 دستگاه)
- 2. مقرون به صرفه بودن و صرفه جویی قابل توجه در مصرف کاغذ
- 3. عدم نیاز به اپراتور جهت دریافت فکس و دریافت فکس به صورت 24 ساعته
- 4. امکان ارتباط با سامانه اتوماسیون
- 5. صرفه جویی در هزینه تعمیر و نگهداری دستگاه های فکس
- 6. آرشیو فایل های فکس و جلوگیری از مفقود شدن یا خراب شدن برگه های فکس
- 7. سهولت و تسریع ارسال و دریافت فکس
- 8. صرفه جویی در زمان نیروی انسانی جهت اسکن مجدد فکس دریافتی ، انتظار جهت ارسال فکس ، پیگیری ارسال فکس ، شماره گیری تلفن مخاطب
- 9. ارسال و دریافت همزمان فکس با توجه به ظرفیت تعداد خطوط سیپ ترانک و یا E1 (30،60،90،120 خط همزمان)
- 10.اختصاص دادن یک شماره تلفن منحصر به فرد برای هر واحد جهت دریافت فکس
راه اندازی سامانه فکس سرور سامان ویپ :
این سامانه بر روی یک سرور نصب شده و از طریق ارتباط شبکه ایی با سایر سیستم ها امکان ارسال و دریافت فکس به صورت متمرکز را فراهم می نماید . ورودی های خطوط تلفن از مرکز تلفن به صورت سیپ ترانک و یا ( E1 ) PRi و سخت افزار Cisco وارد فکس سرور می شود . با ایجاد link بین سامانه فکس سرور و سامانه اتوماسیون از طریق WebApi و یا Webservice امکان ثبت فکسهای دریافتی در اتوماسیون فراهم می شود . بنابراین فکسهای رسیده برای واحد مربوطه در اتوماسیون به صورت مستقیم ثبت می شوند و فایل فکس به صورت عکس (image ) به آن Attach می شود .
ارتباط فکس سرور با سایر نرم افزارها :
همچنین محصول فکس سرور سامان دارای WebApi آماده جهت فراخوانی توسط سایر نرم افزار ها نیز می باشد. بنابراین کاربران سامانه اتوماسیون می توانند از داخل نرم افزار اتوماسیون اقدام به ارسال فکس نمایند . در این صورت سامان ( فکس سرور ) با شماره تلفن مشخص شده تماس گرفته و فکس را ارسال می کند . در صورت عدم موفقیت ( مشغول بودن خط و یا اشکال در ارسال ) تا تعداد مشخصی می تواند مجددا سعی به ارسال فکس نماید. به عنوان مثال 5 دقیقه بعد شماره گیری کرده و فکس ارسال کند . این محصول شامل نرم افزار دیگری است که بغیر از سامانه اتوماسیون می تواند بصورت جداگانه اقدام به ارسال فکس نماید. پس از نصب نرم افزار درصورت کلیک راست بر روی فایلهای pdf ، word ، excel و فایل های عکس شامل jpg, tif, bmp, gif گزینه ای بنام TibaSendFax در منو ظاهر می شود که درصورت انتخاب آن ، صفحه ای ظاهر شده و با ورود شماره تلفن اقدام به ارسال فکس می نمایند.
امکانات سامانه فکس سرور سامان ویپ :
- 1. ارتباط با خطوط تلفن سیپ ترانک و PRI(E1)
- 2. دریافت فکس و ذخیره در سامانه اتوماسیون برای واحد و یا کاربر مربوطه
- 3. نمایش فکس های رسیده در پنل کاربری تحت وب و امکان نمایش و دانلود فکس
- 4. نمایش فهرست فکسهای جدید با رنگ متمایز نسبت به فکسهای قدیمی
- 5. جستجوی فکس ها بر اساس تاریخ ، ساعت ، شماره تماس گیرنده و توضیحات
- 6. ثبت توضیحات برای فکس جهت جستجوی راحت تر آن در آینده
- 7. دسته بندی فکس ها در پوشه های مختلف جهت مدیریت فکس ها
- 8. ارسال فکس از طریق پنل کاربری وب و بدون نیاز به نرم افزار جانبی
- 9. ارسال فکس گروهی و تکی
- 10. ورود شماره تلفن جهت ارسال گروهی از دفترچه تلفن و یا ورود از excel
- 11. تعیین اولویت برای فکس های ارسالی
- 12. نمایش وضعیت و درصد فکس های ارسال شده و باقیمانده بصورت نوار نشاندهنده پیشرفت کار
- 13. تنظیم حداکثر تعداد سعی ها جهت ارسال فکس
- 14. تعیین بازه زمانی جهت ارسال فکس
- 15. ارسال ایمیل از فکس های دریافتی
- 16. آرشیو فکسها
امکانات سامانه فکس سرور سامان ویپ :
جهت خطوط تلفن ورودی به سامانه یک یا چند خط سیپ ترانک و یا Pri(E1) در نظر گرفته شده است . بنابراین می توان شماره تلفن را با پلن 4-4 و یا 3-5 در نظر گرفت ، به این معنی که 5 رقم اول شماره تلفن ثابت و 3 رقم بعدی به عنوان DTD در نظر گرفته شود . بنابراین می توان هر DTD را برای یک واحد در نظر گرفت به عنوان مثال شماره تلفن اصلی 23007 و شماره 202 برای یک واحد و شماره 203 برای واحد دیگر و ….. در نظر گرفته شود . در این صورت با ارسال فکس به شماره 23007202 فکسها در اتوماسیون برای آن واحد مربوطه ثبت می شوند .
انتقال شماره تلفن های فکس فعلی شما :
شماره فکسهای فعلی می تواند بر روی شماره جدید Forward شود . در این صورت مخاطبین که شماره فعلی را دارند می توانند به همان شماره تلفن فکس بفرستند ولی در سامانه جدید دریافت می شوند . بعد از مدتی پس از اطلاع رسانی به مخاطبین می توان شماره های قبلی را حذف نمود.
سخن پایانی :
جهت ارسال ودریافت فکس به صورت خودکار میتوان از این امکان نرم افزار استفاده نمود. تماس گیرندگان هم می توانند به کمک منوی صوتی بطور خودکار و بدون درگیر نمودن پرسنل فکس ارسال نمایند. فکسهای در کارتابل مشخص ذخیره شده و کاربران می توانند از طریق پنل کاربری فکسها را مشاهده کنند.