گزارشات یک ابزار بسیار قدرتمند برای تحلیل عملکرد و بهبود عملکرد مرکز تماس هستند. با استفاده از این گزارشات و نمودارها، مواردی مانند تعداد تماسها و نوع آنها، زمان متوسط پاسخگویی، مدت زمان مکالمه، زمانبندی تماسها، تعداد تماسهای دریافتی و پاسخ داده شده و آمارهای کیفیت مکالمات مشخص می شوند . با تحلیل دقیق این گزارشات، میتوان ضعفها و مسائل موجود را شناسایی کرده و راهکارهای مناسبی برای بهبود عملکرد و افزایش بهرهوری ارائه داد. همچنین، با استفاده از این گزارشات، مدیران میتوانند تصمیمات بهتری درباره تخصیص منابع و برنامهریزی بگیرند و حتی رضایتمندی مشتریان خود را بسنجند.
مرکز تماس از ابزارها و داشبوردهای مانیتورینگ مختلف برای رصد و کنترل عملکرد مرکز تماس استفاده میکند. این ابزارها و داشبوردها امکان مشاهده زنده و تجزیه و تحلیل دادههای مرکز تماس را فراهم میکنند و به مدیران اطلاعات دقیقی درباره عملکرد و کیفیت خدمات را ارائه میدهند. آنها میتوانند از طریق یک رابط کاربری گرافیکی مشخصاتی مانند تعداد وضعیت داخلی ها ، تماسها، زمان مکالمه، زمان انتظار، میزان تماسهای در صف و سایر معیارهای عملکرد را بررسی کنند. همچنین اعلانها و هشدارهای مرتبط با عملکرد مرکز تماس را مشاهده کنند. این دادهها به مدیران اطلاعات لازم را درباره وضعیت فعلی مرکز تماس و عملکرد کارشناسان در اختیار میدهد تا بتوانند تصمیمات بهینهسازی اتخاذ کنند.
یکی از فواید ارتباط مرکز تماس تحت ویپ با سیستم CRM، امکان دسترسی به اطلاعات مشتریان در هنگام تماس است که بصورت popup در پنجره ای نمایش داده می شود. با اتصال مرکز تماس به CRM، کارشناسان میتوانند به صورت لحظهای واطلاعات مرتبط با مشتریان را دریافت کنند. این اطلاعات شامل تاریخچه تماسها، تاریخچه خرید، پیشینه مشتری و سایر جزئیاتی است که به کارشناسان اطلاعات لازم را برای ارائه خدمات بهتر و به موقع میدهد. این ارتباط مؤثر به کارشناسان امکان میدهد تا به صورت شخصیتر و مؤثرتر با مشتریان ارتباط برقرار کنند و نیازهایشان را بهتر درک کنند.
مرکز تماس سامان ویپ این امکان را فراهم میکنند که کارکنان و کارشناسان مرکز تماس بتوانند از هر جایی با این مرکز تماس ارتباط برقرار کنند، بدون اینکه نیاز به محدودیتهای فیزیکی مانند اتصال کابلی و حضور فیزیکی داشته باشند. این قابلیت راهکاری است که به کارکنان امکان میدهد در محیطهای مختلف و حتی در دوران مسافرت، به راحتی به تماسها پاسخ دهند و وظایف خود را انجام دهند. دورکاری و پاسخگویی از منزل ، اتصال دفاتر کاری مختلف جهت تماس تلفن نیز از دیگر نمونه امکانات این سیستم است.
از آخرین تکنولوژِ ها برای ارتباطات مدرن و هوشمند استفاده کنید . با سامان ویپ ، به روز ترین تکنولوژی در دسترس شماست
تمامی امکانات و قابلیتهای لازم برای داشتن یک مرکز تماس حرفهای را در سامان ویپ داشته باشید. با امکانات صف انتظار، popup شماره تماس گیرنده، نظرسنجی انتهای مکالمه، فراخوانی api، تلفن تحت وب، محاسبه KPIهای تماس و دهها مورد دیگر، سامان ویپ جایگزین مناسبی برای سانترالهای قدیمی است.
سامان ویپ ابزاری به شما می دهد که می توانید تماسهای ورودی و خروجی را ساماندهی کنید و برای بهبود فرآیند پاسخگویی به مشتریان گزارشات متنوع داشته باشید. بر اساس ارزیابی عملکرد کارمندان کیفیت خدمات خود را افزایش دهید و با مکانیزه نمودن روال های پاسخگویی، هزینه ها را کاهش دهید.
کل بخشهای مرکز تماس شامل وضعیت داخلی ها ، وضعیت ترانک ها ، تماسهای فعال و وضعیت صف ها را بصورت گرافیکی با ابزار مناسب نظارت کنید ، درصورت نیاز می توانید تماسها را شنود کنید و بر اساس گزارشات ارزیابی کیفیت عملکرد کارمندان را بسنجید.
با امکان ثبت و ضبط تماسها می توانید نظر مشتریان را در خصوص ارائه خدمات بسنجید، نوع مشکلات را استخراج و بر اساس آنها تصمیمات جدی بگیرید. این چرخه به تدریج موجب افزایش رضایتمندی و بهبود کیفیت ارائه خدمات خواهد شد.
مرکز تماسی را طراحی و پیادهسازی نموده ایم تا نیازهای آنها را برطرف کند.
برای شروع استفاده از سیستم ویپ، ابتدا نیاز است تا مراحل زیر را طی کنید:
برای راهاندازی سیستم ویپ، شما نیاز به تجهیزات و امکانات زیر دارید:
(درصورتی که یک یا تعدادی از تجهیزات عنوان شده را ندارید ما تمامی تجهیزات و امکانات را برای شما فراهم خواهیم نمود)
هزینه راهاندازی مرکز تماس بستگی به تعداد خطوط تلفن، تعداد داخلیها، امکانات مورد نیاز و سختافزارهای مورد نیاز دارد. هزینه سامانه مرکز تماس سامان ویپ از بسته پایه 38٬000٬000 تومان شروع میشوند و بر اساس تعداد خطوط و ماژولهای مرکز تماس تا 900٬000٬000 تومان شامل کلیه ماژولها برای مراکز تماس کسب و کارهای بزرگ میباشد. هزینههای بستههای معمول سامان ویپ مطابق ذیل میباشد:
مرکز تماس سامان ویپ امکانات وسیعی از خدمات تلفنی به شما ارائه مینماید که در هر نوع کسب و کار میتواند متفاوت باشد و دارای انواع راهکارها برای مدیریت تماسهای تلفنی بصورت هوشمند است.
برخی از امکانات سامانه مرکز تماس سامان ویپ به شرح زیر است:
بله، سامان ویپ میتواند به کلیه CRMها متصل شده و امکاناتی مانند CallerId popup و یا ClickToCall را فراهم نماید. در حال حاضر با CRMهای دیدار و سرو سی ارام لینک است ولی با توجه به اینکه امکان webservice و web api را دارد میتواند به کلیه CRMها متصل شود.
درصورتی که در حال حاضر خط تلفن دارید میتوانید خطهای تلفن خود را با توجه به نوع خط با یک سختافزار واسطه و یا مستقیم به مرکز تماس ویپ متصل کنید. اگر خط تلفن شما آنالوگ (خطهای ۸ رقمی عادی) و یا E۱ باشد به یک سختافزار Gateway نیاز خواهید داشت و درصورتی که سیپ ترانک مخابرات و یا خطهای اینترنتی باشد مستقیم به سامان ویپ متصل میشود.
بله، میتوانید سیستم ویپ را در کنار سانترال استفاده کنید. با استفاده از سختافزار گیتوی ارتباط سامان ویپ با سانترال برقرار میگردد و داخلیهای هر سیستم میتوانند داخلیهای سیستم دیگر را شمارهگیری نمایند. در این حالت، مرکز تماس ویپ و سانترال به صورت دو مرکزتماس مجزا عمل میکنند و دارای تنظیمات، داخلی و کارکردهای خود هستند. درصورتی که تماسها از مرکز تماس ویپ عبور کنند از تمامی امکانات ویپ میتوانید استفاده نمایید.
این رویکرد به شما این اختیار را میدهد که از هر دو سیستم استفاده کنید و از امکانات و قابلیتهای هرکدام بهرهمند شوید. درصورتی که سانترال دارید و قصد مهاجرت از سیستم سنتی به ویپ را دارید این راهکار مناسبی است تا در طول مدت زمان به مرور داخلیها به سامانه ویپ منتقل شوند.
گوشیهای تلفن عموماً سه نوع هستند: تلفنهای آنالوگ، دیجیتال و IPPhone. در سیستمهای ویپ از گوشیهای تلفن IPPhone و یا تلفنهای نرمافزاری Softphone استفاده میشود.
اگر تلفنهای موجود در شرکت شما از نوع آنالوگ و یا دیجیتال است به عنوان مثال گوشیهای سانترال پاناسونیک، بهتر است آنها را به فروش رسانده وگوشیهای IPPhone تهیه نمایید و یا از SoftPhone استفاده کنید. در غیر این صورت جهت استفاده از تلفنهای موجود و تبدیل ویپ به آنالوگ ناچار به تهیه سختافزار گیتوی هستید که شاید توجیه اقتصادی نداشته و همچنین امکانات ویپ را هم از دست میدهید. بنابراین پیشنهاد ما استفاده از گوشیهای IPPhone است.
خطوط آنالوگ خطوط عادی ۸ رقمی هستند که عموماً در منازل از آنها استفاده میکنیم. این خطوط با یک زوج سیم تحویل مشترک داده میشود و میتوان آنها را به تلفن معمولی وصل و از آن استفاده کرد. جهت استفاده آنها در سیستم ویپ نیاز به تهیه سختافزار گیتوی است که آنالوگ را به ویپ نبدیل میکند.
خطهای SIP Trunk و E۱ را شرکت مخابرات ارائه میدهد و این نوع خطها با یک زوج سیم و یا فیبر نوری تحویل مشترک داده میشود و برای راهاندازی آنها نیاز به مودم است. عموماً این نوع خطوط شمارههای ۵ رقمی و یا ۸ رقمی هستند که سه عدد ۰ در انتهای شماره دارند مانند ۴۲۱۸۳۰۰۰. مزایای قابل توجه این خطوط اینست که با اختلال و یا قطعی اینترنت تماسهای شما دچار اختلال و یا قطع نمیشوند. اما در نظر داشته باشید درصورت جابه جایی محل شرکت، انتقال این خطوط از سمت مخابرات به مکان دیگر سخت و گاهاً غیر ممکن است.
اما خطوط اینترنتی خطهایی هستند که توسط مخابرات ارائه نمیشوند و تهیه آنها از طریق شرکتهای ارائه دهنده اینترنت و خط تلفن اینترنتی امکانپذیر است و تمامی تماسهای این خطوط از طریق اینترنت برقرار میشوند. مزایای این خطوط امکان جابه جایی راحت آنها به هر مکان دیگری که اینترنت خود را راهاندازی کردید است. اما باید بدانید با قطع شدن اینترنت تمامی تماسها قطع شده و با اختلال در اینترنت در تماسهای خود شاهد اختلال خواهید بود.
بسته به نوع خط انتخابی شما هزینهها متفاوت میباشد. در حال حاضر حداقل قیمت خرید خط تلفن ثابت، ۲۲۰ هزار تومان است. برای خطوط اینترنتی حق امتیاز سر شمارههای عادی خط اینترنتی به مبلغ ۲۰۰ هزار تومان و هزینه راهاندازی اولیه حدود ۴۰۰ هزار تومان میباشد. قیمت خطوط E۱ و SipTrunk براساس تعرفه مخابرات تعیین میشود و جهت استعلام قیمت بایستی به مرکز مخابرت در محدوده خود مراجعه نمایید.
بله، با سیستم ویپ امکان انتقال تماس به دیگری (Call Forwarding) در صورت عدم حضور فرد در شرکت فراهم است. این ویژگی به شما اجازه میدهد تا تماسهای ورودی به شماره خط شرکت خود را به شمارههای دیگری از جمله شماره موبایلتان انتقال دهید. اگر شما یا تیم شما در دسترس نباشید یا به دلایل دیگر نتوانید تماس را پاسخ دهید، تماس به دیگر شمارههای تنظیم شده فوروارد خواهد شد. این ویژگی به بهبود پاسخگویی به تماسهای مهم و مدیریت آنها کمک میکند. انتقال تماس به دو صورت امکانپذیر میباشد، در روش اول میتوان تماسها را از طریق خط شهری به روی موبایل انتقال داد. در روش دوم تماسها از طریق اینترنت به Softphone روی گوشی شما متصل میشود.
برای پشتیبانی سیستم ویپ نیاز به دسترسی از راه دور از طریق اینترنت به سامانه ویپ وجود دارد. با توجه به حساسیت تماسهای تلفنی برای کسب و کارها، عموماً مشکلات باید سریعاً مرتفع شوند و نمیتوان منتظر اعزام نیرو از طرف شرکت پیمانکار ماند.
اگر به هر دلیلی سیستم قطع شود و شما نیاز به خدمات پشتیبانی داشته باشید از طریق تماس با سامان ویپ، همکاران ما از راه دور و از طریق ریموت به سرور، مشکلات احتمالی را بررسی و حل میکنند. اگر مجموعهایی امکان ارائه دسترسی از راه دور را نداشته باشد با پرداخت هزینه کارشناسان ما برای حل مشکل به صورت حضوری اقدام میکنند.
خیر، برای داشتن سیستم ویپ لزوم به داشتن اینترنت نیست و از شبکه داخلی بدون اینترنت میتوانید برای راهاندازی سیستم ویپ استفاده کنید. اما اگر نیاز به انتقال تماس به بیرون از شبکه داخلی شرکت را داشته باشید مانند انتقال تماس به موبایل به سافت فون همکاران در هنگام دورکاری حتماً باید دسترسی به اینترنت را داشته باشید.
بله برای اینکار باید هر دو دفتر اینترنت داشته باشند و حداقل یکی از آنها IP Static داشته باشد. در این صورت با نصب تجهیزات مانند روتر میکروتیک در هر دو طرف tunnel برقرار میگردد. بعد از تهیه مرکز تماس سامان ویپ، امکان صحبت تلفنی بین داخلیهای دو دفتر امکانپذیر خواهد شد.
بله، مرکز تماس تحت ویپ مناسب برای کسب و کارهای کوچک و متوسط است. این سیستم قابلیتهایی را ارائه میدهد که به کسب و کارها کمک میکند تا ارتباطات خود را بهبود بخشند و به مشتریان بهتری خدماترسانی کنند. همچنین، مرکز تماس تحت ویپ هزینههای کمتری نسبت به سیستمهای تلفنی سنتی دارد و نیاز به سرورهای قدرتمند ندارد