صندوق صوتی: پاسخگوی 24 ساعته کسب و کار شما
در دنیای پرشتاب امروز، ارائه خدمات به مشتریان با کیفیت بالا در تمام ساعات شبانه روز، امری حیاتی برای هر کسب و کاری محسوب می‌شود. اما پاسخگویی به تمام تماس‌ها در ساعات غیرکاری یا زمانی که اپراتورها مشغول هستند، میتواند چالش‌برانگیز باشد. در اینجاست که صندوق صوتی به عنوان ناجی شما ظاهر می‌شود. صندوق صوتی، یکی از ماژول های مرکزتماس سامان ویپ است که به طور خودکار به تماس‌های دریافتی در زمانی که اپراتورها در دسترس نیستند، پاسخ می‌دهد و به مشتریان امکان می‌دهد تا پیام خود را بگذارند.
صندوق صوتی تحت ویپ چیست ؟
صندوق صوتی تحت ویپ یک سیستم پیام‌گیر هوشمند است که با استفاده از فناوری VoIP (Voice over Internet Protocol) کار می‌کند. به کمک این قابلیت تماس گیرندگان می توانند در صندوق صوتی کارمندان، مدیران و یا یک بخش ازشرکت یا سازمان پیغام بگذارند. تعداد صندوقهای صوتی نامحدود بوده و هر داخلی و یا هر فرد میتواند صندوق صوتی داشته باشد. صندوق صوتی معمولا درصورت عدم حضور و یا عدم پاسخگویی و یا مشغولی خطوط داخلی فعال می شود و شخص تماس گیرنده می تواند برای داخلی گرفته شده ، پیغام صوتی بگذارد. جهت حفظ نظم در کارتابل شخصی هر کاربر می تواند پیغامهای خود را در پوشه های مختلف دسته بندی کند و یا پیغام را به کاربر و یا واحد دیگری ارجاع نماید.
صندوق صوتی چه کاربردهایی دارد ؟
- ضبط پيغام تماس گيرندگان و ذخيره در صندوق صوتی برای هرداخلی
- ضبط پیشنهادات و انتقادات
- ضبط شکایات و ارائه کد پیگیری
- دريافت پاسخ شکایات توسط تماس گيرنده با ارائه کد پیگیری
- سامانه پرسش و پاسخ با ارائه کد پیگیری برای دریافت پاسخ
ضبط پیشنهادات و انتقادات
قابلیت ضبط پیشنهادات و انتقادات در مرکز تماس سامان ویپ یک راهکار تاثیرگذار برای بهبود کیفیت خدمات و افزایش رضایت مشتریان است. این قابلیت به مشتریان اجازه می‌دهد تا به راحتی نظرات، پیشنهادات و انتقادات خود را ضبط کرده و به سمع مسئولین سازمان برسانند. این فرآیند نه تنها به کسب و کارها کمک می‌کند تا مشکلات را شناسایی و رفع کنند، بلکه ایده‌های جدیدی برای بهبود محصولات و خدمات ارائه می‌دهد. با دریافت بازخوردهای مستقیم از مشتریان ، شرکت‌ها میتوانند نیازهای
واقعی مشتریان را بهتر درک کرده و استراتژی‌های خود را به روز کنند تا از رقبای خود عقب نمانند .
ضبط شکایات و ارائه کد پیگیری
سامانه پرسش و پاسخ با ارائه کد پیگیری در مرکز تماس به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا به طور کارآمد و شفاف با مشتریان خود ارتباط برقرار کنند. در این سیستم، مشتریان میتوانند سوالات، مشکلات و درخواست‌های خود را ضبط کنند و به محض ثبت، یک کد پیگیری منحصر به فرد دریافت می‌کنند. این کد به آنها اجازه می‌دهد تا وضعیت پاسخگویی به سوالات یا مشکلات خود را به راحتی و در هر زمان پیگیری کنند. این روش نه تنها باعث افزایش اعتماد مشتریان به سازمان می‌شود بلکه به سازمان کمک می‌کند تا روند پاسخگویی به درخواست‌ها را بهتر مدیریت کند. ارائه کد پیگیری به مشتریان نشان دهنده تعهد سازمان به پاسخگویی دقیق و به موقع است. با استفاده از این کد، مشتریان میتوانند به سادگی وضعیت با تماس و ارائه کد پیگیری درخواست خود را بررسی کرده و از روند رسیدگی به آن مطلع شوند. این سیستم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به طور دقیق‌تر و سازمان‌یافته‌تر به درخواست‌ها پاسخ دهند و از از دست رفتن درخواست‌های مهم جلوگیری کنند.
نحوه عملکرد صندوق صوتی:
1. هنگام تماس دریافتی :
زمانی که تماسی با خط تلفن شما برقرار می‌شود و داخلی کارشناس ها مشغول هستند و ترافیک تماس بالاست و زمان انتظار طولانی می شود و یا کارشناسان در دسترس نیستند به عنوان مثال خارج تایم کاری ، سیستم به طور خودکار به صندوق صوتی کارشناس هدایت می‌شود.
2. پیام خوشامدگویی :
یک پیام خوشامدگویی از پیش‌ضبط شده پخش می‌شود و به مشتری توضیح می‌دهد که در حال حاضر کارشناس ها در دسترس نیستند و یا زمان انتظار طولانی است در این صورت تماسگیرندگان می توانند با وارد کردن عددی یا به طور مستقیم به صندوق صوتی متصل شوند تا پیام خود را بگذارند.
3. ضبط پیام :
مشتری پیام خود را ضبط می‌کند و پس از ثبت پیغام از پیش ضبط شده مناسبی جهت اعلام ضبط شدن پیغام پخش می شود. اگر احتیاج به ارائه کد پیگیری بود سیستم کد پیگیری را برای یادداشت توسط تماس گیرنده به آهستگی اعلام می کند.
4. اعلان :
سیستم تاریخ، زمان و شماره تماس مشتری را ثبت می‌کند و پیام را برای شما ارسال می‌کند (معمولاً از طریق ایمیل یا رابط کاربری وب).
5. بازبینی پیام :
شما می‌توانید پیام‌های ضبط شده را بررسی کنید و در اسرع وقت به آنها پاسخ دهید. برای ثبت پاسخ می توانید از پنل کاربری تحت وب پاسخ را ضبط نمایید و یا برای پاسخ به سوالات تکراری پاسخ از پیش ضبط شده را انتخاب و ثبت کنید.
6. پیگیری پاسخ :
مخاطبین در صورت داشتن کد پیگیری میتوانند با سامانه مرکزتماس ، تماس گرفته و با توجه به راهنمای هوشمند ivr کد خود را وارد کرده و پاسخ صوتی ثبت شده توسط کارشناسان را دریافت کنند.
صندوق صوتی سامان ویپ
تماس گیرندگان می توانند در صندوق صوتی کارمندان، مدیران و .. پیغام بگذارند. تعداد صندوقهای صوتی نامحدود بوده و هر داخلی و یا هر فرد می تواند صندوق صوتی داشته باشد. صندوق صوتی معمولا درصورت عدم حضور و یا عدم پاسخگویی خطوط داخلی فعال می شود و شخص تماس گیرنده می تواند برای داخلی گرفته شده ، پیغام بگذارد.
- ضبط پيغام تماس گيرندگان و ذخيره در صندوق صوتی
- ضبط پیشنهادات و انتقادات و ذخیره در کارتابل کاربران
- ضبط شکایات و ارائه کد پیگیری
- دريافت پاسخ توسط تماس گيرنده با ارائه کد پیگیری
- دسته بندی پیام ها در پوشه های مختلف جهت سهولت مدیریت پیامها
- استفاده از فایل صوتی پاسخهای قبلی جهت پاسخ به سوالات تکراری
7.نمايش و جستجوی پيغامهاي ذخيره شده در پنل کاربری شامل اطلاعات تاريخ تماس ، ساعت تماس ، شماره تماس گيرنده ، پيغام جديد/قديمي ، شماره پیگیری و فرستنده پیام
8.اعلام پيغام مناسب به تماس گيرنده در صورت تماس قبل از آماده شدن پاسخ
9.اضافه کردن توضيحات به پيغام ها جهت دسترسی آسان به آن
10.دسترسی به صندوق صوتی از طریق تماس تلفنی
11.ارسال پیام صوتی به ایمیل کاربر
مزایای استفاده از صندوق صوتی:
بهبود ارائه خدمات به مشتری:
صندوق صوتی میتواند به شما کمک کند تا خدمات مشتری خود را با ارائه پاسخگویی شبانه روزی و خودکار به تماس‌ها، بهبود ببخشید.
افزایش کارایی :
صندوق صوتی میتواند با کاهش حجم تماس ورودی به کارشناس ها ، کارایی آنها را افزایش دهد.
کاهش هزینه‌ها :
صندوق صوتی میتواند با کاهش نیاز به اپراتورهای اضافی، به شما در صرفه‌جویی در هزینه کمک کند.
جمع‌آوری بازخورد مشتری :
از صندوق صوتی می‌توان برای جمع‌آوری بازخورد مشتری از طریق نظرسنجی‌ها یا نظرات سازنده استفاده کرد.
نکاتی برای استفاده از صندوق صوتی:
پیام خوشامدگویی واضح و مختصری را ضبط کنید:
پیام خوشامدگویی شما باید به وضوح نام شرکت شما را معرفی کند و به مشتریان بگوید که چگونه میتوانند از صندوق صوتی استفاده کنند.
منویی با گزینه‌های واضح برای پیمایش ارائه دهید :
منوی گزینه‌های شما باید به گونه‌ای باشد که مشتریان به راحتی بتوانند در آن پیمایش کنند و گزینه مورد نظر خود را پیدا نمایند.
به طور مرتب پیام‌های خود را بررسی کنید :
یک مسئول برای چک کردن پیغام ها در نظر بگیرید که به طور مرتب پیام‌های شرکت را بررسی کند و در اسرع وقت پاسخگو باشد.
سامانه صندوق صوتی در مرکزتماس تحت ویپ برای چه کسب و کارهایی مفید است؟
سامانه صندوق صوتی در مرکز تماس تحت ویپ، میتواند برای طیف گسترده‌ای از کسب‌وکارها مفید باشد. در اینجا چند نمونه از کسب‌وکارهایی که میتوانند از این سیستم بهره‌مند شوند آورده شده است:
کسب‌وکارهای با حجم تماس بالا :
اگر روزانه تماس‌های زیادی دریافت می‌کنید، یک سیستم IVR میتواند به طور خودکار به سوالات متداول پاسخ دهد و در صورت نیاز تماس ها را به صندوق صوتی هدایت می کند تا بتوانید در اسرع وقت پیغام های ضبط شده را پیگیری نمایید.
کسب‌وکارهایی که در خارج از ساعات اداری هم تماس دارند :
اگر نگران از دست رفتن تماس ها در ساعات غیر کاری هستید ، یک سیستم IVR میتواند به طور شبانه‌روزی به سوالات مشتریان پاسخ دهد و با ارسال تماس به صندوق صوتی اطلاعات تماس و پیغام تماس گیرنده را جمع‌آوری کند.
کسب‌وکارهایی که خدمات پرسش و پاسخ ارائه می‌دهند:
اگر شرکتی با ارائه خدمات پرسش و پاسخ دارید با استفاده از صندوق صوتی و ارائه کد پیگیری می توانید پرسش های تماس گیرندگان را در صندوق صوتی ثبت کنید و در زمان مناسب پاسخ مشتری را ارئه دهید. همچنین تماس گیرنده میتواند پاسخ پرسش خود را با برقراری ارتباط با مرکز تماس و ارائه کد پیگیری دریافت نماید.
کسب‌وکارهایی که به دنبال جمع‌آوری بازخورد مشتری هستند :
اگر انتقادات ، پیشنهادات و یا شکایات مشتریان برای شما حائز اهمیت است با استفاده از صندوق صوتی در ivr می توانید نظرات مشتریان خود را ثبت و شنود کنید.