سامانه تلفن گویا به عنوان یک منشی 24 ساعته می تواند به کلیه تماس های مشتریان پاسخ داده و آن ها را در جهت رسیدگی به درخواستشان راهنمایی نماید. این سیستم مانند کارمند 24 ساعته می تواند تماس ها را به صورت خودکار جواب بدهد و حتی با اتصال به سایر نرم افزارها اطلاعات مختلفی را در اختیار تماس گیرنده قرار دهد. سیستم های اعلام بدهی ،اعلام قیمت ، نوبت دهی، اعلام اطلاعات سهام و ارز ، پیگیری سفارش و پرسش و پاسخ نمونه هایی از سیستم های تلفن گویای هوشمند می باشند.
پرکاربردترین استفاده از تلفن گویا به عنوان اپراتور خودکار و یا اتصال به داخلی می باشد ، که می توان با معرفی بخش های مختلف تماس گیرنده را به داخلی مقصد راهنمایی کند. این سیستم تلفن گویا جایگزین مناسبی برای سانترال ها می باشد. سانترال ها با توجه به قیمت و قدیمی بودنشان در حال حاضر کمتر استفاده می شوند.سیستم تلفن گویا برای افزایش وجه شرکت و رضایتمندی مشتریان نقش بسزایی دارد.
ویژگی های مهم تلفن گویا چیست ؟
- پاسخگوی هوشمند 24 ساعته
- ایجاد تصویر بهتر و بزرگتر از کسب و کار
- صرفه جویی در هزینه نیروی انسانی
- پاسخگویی سریعتر
- مدیریت تماس ها برای ساعات ترافیک
- افزایش کارایی
با سامان ویپ تلفن گویای هوشمند داشته باشید .
چرا از تلفن گویا استفاده کنیم ؟
1.صرفه جویی در هزینه نیروی انسانی
تلفن گویا در 24 ساعت شبانه روز تماس ها را به صورت خودکار و بدون دخالت اپراتور پاسخ داده و تا حد امکان نیاز مشتریان را مرتفع کرده و در نهایت در صورت نیاز بطور اتوماتیک تماس را به بخش مربوطه متصل می کند . بنابراین دیگر نیازی به پرسنل جداگانه جهت پاسخ
به تماسها ، مدیریت و اتصال آنها به بخش های مختلف نمی باشد. درنظر داشته باشید با هوشمند کردن امور تکراری و پاسخگویی به سوالات پرتکرار با استفاده از تلفن گویا می توان هزینه نیروی انسانی را کاهش داد.
2. پاسخگویی سریعتر
بی تردید یکی از مزیت های مهم تلفن گویا ، پاسخگویی سریع به تماس ها به صورت خودکار است. با وجود منشی گویا، تماس گیرنده دیگر پشت خطوط اشغال منتظر نخواهند ماند و تماس های مجموعه از دست نخواهد رفت. زمانی که پاسخگویی از طریق تلفن گویا صورت بگیرد ، مشتریان به صورت 24
ساعته می توانند اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت کنند و یا در ساعات کاری به کارشناس مورنظرشان متصل شوند.
3. مدیریت تماس ها برای ساعات ترافیک
هر مجموعه ایی ساعاتی از تایم اداری را با پیک تماس مواجه است که میتوان با استفاده از IVR در ساعات پرترافیک به صورت اتوماتیک پاسخگوی تماسها بود و منوهای صوتی مانند “برای پشتیبانی فنی عدد یک و فروش عدد 2 را انتخاب کنید” را جهت مدیریت تماس ها ارائه داد. این امکان به کسب و کار کمک می‌کند تا تماس‌های ورودی را به صورت سازمان یافته تری مدیریت نماید، مشتریان را به سرعت به بخش‌های مورد نیاز هدایت و زمان کارشناسان را برای مسائل مهمتر آزاد کند. به عبارت دیگر، IVR به کسب و کار این امکان را می‌دهد که تماسها را به صورت هوشمندانه توزیع کند و فرآیند پاسخگویی به مشتریان بخصوص در زمان ترافیک تماس را بهبود بخشد.
4.پاسخگویی خودکار تماسها با اتصال به Web service و Api
پاسخگویی خودکار تماسها با اتصال به وب سرویس وAPI به معنای استفاده از یک سیستم کامپیوتری برای پردازش و مدیریت تماسها بدون نیاز به حضور فیزیکی یک اپراتور است. تلفن گویای سامان ویپ قابلیت ارتباط با سایر سیستم‌ها از طریق وب سرویس‌ها و API ها را دارا می باشد با این ساز و کار که اطلاعات را از سیستم‌های خارجی دریافت و پردازش می‌کند. به عنوان مثال، وقتی یک تماس ورودی از سیستم تلفن را دریافت می‌کنیم، سیستم می‌تواند به وسیله وب سرویس یا API به سرور دیگری متصل شود تا اطلاعات مربوط به مشتری مانند اطلاعات سهام ، سوابق تماس‌های قبلی یا مشخصات مشتری را دریافت کرده و بر اساس این اطلاعات، سیستم می‌تواند به صورت خودکار تماس را به بخش‌های مختلف یا افراد مشخصی ارجاع دهد یا پاسخ‌های لازم را بدون دخالت اپراتور به مشتریان ارائه کند. قابلیت ارتباط با CRM هم از طریق API فراهم بوده و هنگام اتصال تماس به کارشناسان به وسیله این ارتباط میتوان Popup CallerID را در مانیتور کارشناسان نمایش داد که باعث بهبود کارایی، کاهش زمان انتظار مشتریان و افزایش رضایت آنها می‌شود.
5.افزایش کارایی
به عبارت ساده، IVR به مشتریان امکان می‌دهد تا با گزینه‌های صوتی از قبل تعیین شده ، تماس خود را به بخش مورد نظر هدایت کنند. این قابلیت باعث می‌شود که تماسها به سرعت پاسخ داده شده به صورت خودکار و هوشمند به بخش‌های مختلف کسب و کار توزیع شوند، زمان انتظار مشتریان کاهش یابد و پرسنل به پاسخگویی به تماس‌های تکراری نپردازند. به طور خلاصه، IVR با بهره‌گیری از تکنولوژی های مختلف ویپ مانند صف انتظار ، صندوق صوتی ، دریافت فکس ، پرسش وپاسخ و …. به کسب و کار کمک می‌کند تا فرآیند پاسخگویی به مشتریان را بهبود بخشد و افزایش کارایی و بهره‌وری را همراه داشته باشد.
شخصی سازی منو صوتی IVR برای کسب و کار شما
در شخصی سازی IVR منوهای موردنظرتان را با صدای گوینده های حرفه ایی برای کسب و کار شما ایجاد می کنیم . به این ترتیب، مشتریان با شنیدن گزینه‌های مختلف موجود در منوص صوتی و انتخاب آنها، به سرعت و به راحتی به بخش‌های مربوطه هدایت می‌شوند. این شخصی‌سازی به کسب و کار شما کمک می‌کند تا تجربه مشتریان را بهبود بخشیده و ارتباط آنها با شما را تقویت می کند.
Voip جایگزین مناسب برای سانترال ها
سیستم مرکزتلفن سانترال با چند مشکل روبرو است. برای اتصال، لازم است از تلفن‌های قدیمی مدل پاناسونیک استفاده شود که برای نصب و راه اندازی، نه تنها باید چندین دستگاه تلفن خریداری شود، بلکه هزینه کابل کشی نیز باید به آن اضافه شود. یکی از نقاط ضعف سانترال این است که هوشمندی و انعطاف پذیری کافی ندارد و همچنین هزینه راه اندازی آن نسبت به خدماتی که ارائه می دهد بالا می باشد. مرکزتلفن سانترال هنوز هم در برخی شرکت‌ها استفاده می‌شود؛ اما به تدریج، شرکت‌ها به دنبال بهبود و تغییرات در ساختار آن هستند.
یکی از روش‌های هوشمند برای راه اندازی تلفن گویا که جایگزین سانترال هم می باشد استفاده از سیستم VoIP است. VoIP یک تکنولوژی جدیدتر با مزایای برجسته نسبت به سیستم تلفنی سانترال و یا سیستم های دیجیتال نسل قدیم می باشد که بر بستر شبکه کار می‌کند بنابراین برای راه اندازی آن نیازی به کابل کشی مجزا نبوده و در هزینه ها صرفه جویی می شود. برای راه اندازی تلفن گویا در سیستم ویپ کافیست منوهای صوتی مدنظر مجموعه را برای کارشناسان سامان ویپ ارسال کرده تا با نرم افزار مخصوص منوهای صوتی طراحی و در مجموعه شما راه اندازی شود.
با تلفن گویای ویپ تصویری مناسب و سطح بالا از کسب و کار خود تداعی کنید.
کاربردهای تلفن گویا
- نوبت دهی تلفنی
- پشتیبانی و خدمات پس از فروش
- ارز گویا
- اعلام اطلاعات سهام
- اعلام بدهی
- وصول مطالبات
7 .شکایات و پیگیری شکایات
8 . ستاد خبری
9. پرداخت تلفنی
10. صندوق صوتی
11.پیشنهادات و انتقادات
5 موردی که IVR تلفن گویا باعث افزایش کارایی و گسترش کسب و کار می شود.
1.آینده سیستم های تلفنی با قدرت IVR های هوش مصنوعی
IVR های هوش مصنوعی به مشتریان امکان می‌دهند تا به طور مستقیم با سیستم تعامل کنند، سوالات خود را مطرح کرده و پاسخ‌های لازم را بدون نیاز به صحبت با یک اپراتور دریافت کنند. درنتیجه باعث می‌شود که کارایی و سرعت پاسخگویی به مشتریان افزایش یابد، هزینه‌ها کاهش پیدا کند و شما شاهد گسترش کسب و کار خود باشید.
2.تاثیر شخصی‌سازی IVR بر تجربه و رضایتمندی مشتری
سامان ویپ امکان ارائه خدمات شخصی‌سازی شده در تلفن گویا را برای مجموعه شما فراهم می‌کند، از جمله ارائه خدماتی مانند نوبت دهی تلفنی، پرسش و پاسخ یا پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش. در نتیجه ارائه این خدمات به ساده ترین روش باعث افزایش وفاداری و رضایتمندی مشتریان می‌شود.
3.افزایش کارایی پرسنل
با استفاده از تلفن گویا ، تماس ها مدیریت شده و به صورت خودکار به بخش مربوطه متصل می شوند بنابراین با اتصال درست تماس ها به کارشناسان مربوطه در زمان پاسخگویی پرسنل صرفه جویی شده و به بهبود کارایی و بهره‌وری آنها منجر می‌شود.
4.گسترش قابلیت‌های تبلیغاتی IVR
می توانید پیام‌های تبلیغاتی مجموعه خود را مستقیما در زمان انتظار به مشتریان خود ارائه کرده و با استفاده از این قابلیت افزایش فروش و گسترش بازار را بدون هزینه ی اضافه در پی داشته باشید.
5.پاسخگویی به مشتریان 24/7
تلفن گویا برای مشتریان مجموعه ارائه خدمات 24 ساعته حتی در ساعات غیر کاری و تعطیلات را فراهم می کند که باعث افزایش کارایی، وجه بهتر و گسترش کسب و کار می شود.